【关键词】档案管理;工作;问题;建议
档案管理涉及到资源保密工作，因此档案管理是部门管理中必不可少的工作。处理好档案管理工作有利于实现资源管理优化，有利于资源分类整理，有利于部门人员更加快速地寻找资源，实现资源利用价值的最大化。在档案管理中，能够删繁就简，减少资源浪费，增加可利用的空间，能够物尽其用，实现档案资源自身的价值。加强档案管理，时常梳理档案资源，能够对资源做到有效地控制，实现高效利用的目标。资源的无序混乱问题也可以得到及时有效地解决，顺应经济发展的规律，信息量急速膨胀的社会背景下，激发自身活力和竞争力，利用档案实现自身的飞跃和发展，因为良好的资源是进步的平台，管理好档案资源就可以实现资源的良性利用，创造应有的社会效益。
一、档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作意识淡薄。档案管理人员的工作意识淡薄，对档案管理不够重视，只是应付工作而已，工作日常流于形式，走走程序，档案管理的重要性没有深入内心。工作的被动懒散化更加不利于档案管理，疏忽档案管理的工作人员忙里偷闲干私活，没有真正落实档案管理的各项管理细则和规章条例。档案管理从领导部门到工作人员的从上到下模式都存在疏忽大意的问题，首先领导的不重视，对工作人员疏于管理和监督，自然，工作人员也就不拿档案管理当一回事，如此的恶性循环，会严重阻碍档案管理的发展，会破坏档案管理的正常进行。
（二）档案管理工作人员素质低下。档案管理工作人员的素质低下，不仅仅体现在专业素质低下，缺乏科学完善、专业知识和操作技能等的培训，或者自身完全不具备强有力的专业素养，容易遭到不明人士的偷盗或者黑客的攻击;还体现在档案管理工作人员的思想道德素质的低下，在档案管理中利用职务之便，不好好进行档案管理，反而，私自贩卖以及事业单位等部门的档案资料，造成机密外泄，严重影响公司内部的正常运行和长期发展。同时，工作人员在引进资料时不负责，档案名称与信息出现交叉，造成档案利用的不便。
（三）档案管理工作方法不科学。档案管理工作方法不科学，档案管理工作不具体，模棱两可，没有具体到个人的职责和义务，没有形成科学完善的系统工程。档案管理工作仍在沿用落后过时的管理方法，没有积极引进更加先进化的科学方法，造成档案管理的工作量大、工作费时间、耗费不必要的人力和财力。档案管理工作还存在很多漏洞，容易被钻空子，造成机密泄露，档案管理自身的不完备制约发展。
二、档案管理工作中存在的问题建议
（一）提高档案管理工作的意识。提高档案管理工作的意识，加强档案管理重要性的宣传，从领导个人开始做起，发挥模范榜样的带头作用。可以制作宣传彩页、海报，用娱乐化阅读的方式推广普及档案管理的工作细则、方法、重要性，使每个工作人员清楚地明白档案管理工作的科学严谨。。还可以采用问卷调查的形式对工作人员进行评估，同时及时交流，特别是上下级的交流，出现了问题能及时解决。
（二）提高档案管理工作人员素质。提高档案管理工人员的素质，一方面是专业技能为基础，另一方面是基本职业道德素养训练。加强专业技能和知识的培训，使档案管理工作人员用熟练科学的专业技能来进行档案管理，为需要档案资料的人提供极大的便利，也优化档案管理。在档案管理工作人员审核时更加注重专业的考核，不能只看现在，为了解决一时的需求就无门槛接受档案管理人员，这样对档案管理极为不利。
（三）科学规范档案管理工作方法。科学规范档案管理工作方法，加大资金投入，积极主动引进先进的档案管理器材，引进先进的方法，比如扫描仪、移动硬盘、档案、密集架、温控设备、计算机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。成立专门的档案管理部门，定期召开会议，及时汇报各个档案管理部门的工作事项。
三、结论
档案管理不仅仅是国家重视的问题，还应该是每个企业公司以及事业单位等部门的必然事项。加强档案管理，保证机密资料的安全性，更合理地利用档案资源，有利于减少工作上的不必要的麻烦，更有利于为解决矛盾问题提供新思路，从而更好地解决问题。科学分析档案管理工作中的问题，结合目前的实际情况，秉持着实事求是的原则，让档案资源发挥自身独有的优势，从而实现社会效益最大化。同时针对问题提出相应的可操作性建议，科学规范档案管理办法，最终形成一套科学完善的档案管理，促进档案管理工作的高效运行。
1．现阶段我国工程建设领域档案管理存在的问题作为社会主义国家，改革开放前，我国工程建筑企业以全民所有制和集体所有制经济为主。因此，企业的建设工程档案从形成、管理到使用，都是公有制下的运作行为。但是，改革开放后我国工程建设领域发生了翻天覆地的变化。其最典型的一点，就是建设开发单位、设计单位、施工单位以及设备供货安装等各参建单位，都由过去清一色的国有企业，变成了多种所有制共存下的国有、合资、私营等企业。尤其是“包工头”的出现，带来了层层转包等建设过程中的种种现象，对企业建设工程档案的形成、归档以及管理带来了巨大的冲击。在此情况下，相当一部分工程建设单位在经济效益和历史责任面前，都将注意力放在了经济效益上，而往往把看不到直接经济效益、但却记录着企业历史责任的档案抛掷一边，以至出现一些工程建设企业待到工程竣工时，才开始为结算而归档、为归档而造档、为造档甚至不惜做假的现象。在社会转型时期，一些企业的这种忽视档案工作的做法，使建设工程档案的完整性、真实性、准确性大打折扣，也给所建项目的后期使用与管理留下了极大的隐患。2．建设工程档案的利用服务仍停滞于被动状态档案管理业内常说要“拓展档案服务功能”、“变被动服务为主动服务”，但实际情况却是这些话至今仍然停留在文件和口头上。以城建档案管理为例，由于对涉及公共利益的城建档案是否应开放利用尚不明确，目前仍是按文书档案的保密与开放要求，在一定范围内提供查询利用。如按照有关查档规定，利用者必须持有有效证明才能查阅，如果一个普通市民不能提权证明或单位介绍信，根本无法查阅利用城建档案，哪怕他是想租用或购买某套房，想事先了解一下该房屋的户型结构等有关信息，或者是想查询自家门前的下水道布局情况，也都是无权查询的，更不要说想了解某公共设施的建筑安全状况等信息了。
二、城建档案管理部门开展“百年提醒”档案信息服务的必要性
1．建设工程档案管理部门开展“百年提醒”档案信息服务的必要性在我国社会转型时期，工程建设企业往往注重经济效益而忽视历史责任，而且在基本建设领域，伴随着建设项目产生和消亡的建筑公司比比皆是。因此，寄希望于这些“短命”的建筑公司去履行“百年提醒”的社会义务，简直是天方夜谭。当然，一方面，随着社会的进步与发展，我国也逐步涌现出一批有社会责任感的工程建设企业或企业家，但全社会的责任意识觉醒还有待一个漫长的发展历程。另一方面，从社会需求来看，随着城市建设规模的不断加大，各项基础设施建设不断完善，涉及公众安全的公共建筑、各种市政设施、基础设施的使用和维护量不断加大，城市管理的难度也不断加大，城市管理部门和社会公众的城建档案信息需求也在逐步增加，而城建档案管理部门掌握着最为完整的城建档案信息，因此，由各级城建档案部门承担类似“百年提醒”的第三方档案信息服务是十分必要的。（2）各级城建档案管理部门承担“百年提醒”档案信息服务的优势随着时间的推移，工程建设企业可能会重组、转行、甚至破产消亡，其主管部门也可能会在机构改革中发生调整和变换，但无论如何发展，其档案都会按照有关规定作为原始凭证源源不断地流向、保存在相应的档案馆中，使档案馆成为拥有最为齐全完整的城建信息的部门。在这种客观现实面前，充分利用城建档案信息资源，建立涵盖城市建设项目各类信息及涉及公共安全的数据库和信息预警机制，为社会提供“百年提醒”类的第三方公共信息服务，城建档案管理部门具有无可替代的资源优势。
三、城建档案管理部门承担类似“百年提醒”的第三方档案信息服务设想
。1．制定和完善更具可操作性的城建档案管理细则我国现有档案管理制度中，原则性要求较多，具有可操作性的细则类规定偏于薄弱。为此，应在国家层面的宏观管理框架下，制定和完善更具可操作性的城建档案管理实施细则，进一步明确城建档案的最终归属和流向，并对城建档案信息资源的整合和开发利用提出明确要求，落实“百年提醒”的责任和义务，真正变被动服务为主动服务，从而避免管理制度“高、大、空”和“新官不理旧账”的现象。2．结合“智慧城市”建设打造城建信息数据库，建立城建信息预警系统首先，应建立一套城建档案信息接收采集平台，在城建档案接收进馆时，借助平台同步采集和挖掘隐含在工程建设档案中的基本安全信息，将建设项目的设计使用寿命、涉及项目安全的设备、材料的安全期、维保周期等，如电梯、幕墙、消防设施、电气设备和管线布设等与建筑物安全使用密切相关的信息，全部纳入城建档案信息数据库。其次，挖掘、采集、编研现有馆藏档案中的相关信息，并将其输入城建档案信息数据库。第三，在做好城建档案信息数据库建设的基础上，建立与城市应急管理部门、城市建设规划部门等的信息联动机制，联合创建公共设施和城市安全信息预警系统，在科学界定信息保密范围后，揭开城建档案信息的神秘面纱，以适当的方式向有关部门和社会公众主动提供利用服务。
四、结语
电力企业档案管理的重要性
首先，档案工作人员根据电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度。使我们的档案工作做到有章可循，有制可依，工作标准化和规范化。我局在2003年制定了《常德电业局档案管理制度》，其中包括科技档案管理制度、文书档案管理制度、会计档案管理制度、声像档案管理制度、档案保密制度、档案鉴定和销毁制度、图书资料管理制度、档案管理员岗位职责等制度。
其次，档案对企业的生产经营提供了重要信息依据。单位领导要重视档案工作，让企业领导者更好地了解过去、把握现在、预见未来，企业档案充分体现其特殊性及不可替代性。企业领导要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
再次，要加强档案法制的建设。档案法制建设是档案管理的重要内容，是发展档案事业的重要保障。要让全局领导和员工认真学习和贯彻国家《档案法》及湖南省《档案法实施办法》，以增强他们的档案法律意识和档案法制观念，明确档案法规定每个公民应尽的义务和应享受的权利，懂得档案法的基本条款，从而让企业档案工作在法治进程中沿着健康有序，有条不紊地方向不断前进。
档案管理工作的主要内容
一、文书材料的立卷。根据国家实行文书部门立卷的原则，为全面真实地反映一个企业的历史面貌，及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。
二、档案的收集及整理。为了最大限度地发挥档案的作用，定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室，对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集，对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精，并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。
三、档案的检索。。
四、档案的保护及管理。由于自然环境和社会环境的因素，档案始终处于渐变性的损坏过程中，为使其长久保存，采用科学方法对档案加以有效的保护。规范管理，严抓档案工作的基础建设，企业高度重视档案管理，规范模式，夯实基础，为企业生产经营发展等提供有力保障。
加强电力企业档案工作的新对策
。企业要充分认识到档案管理工作的重要性，提高员工的档案意识，明确档案管理是每个员工义不容辞的责任和义务，增强员工的使命感和责任感，结合电力企业改革与发展的实际情况，宣传并执行《档案法》，强化档案法制教育，进一步增强企业领导和工作人员的档案法制观念和档案意识。树立服务大局、服务中心、服务社会的全新服务理念，找准服务重点，拓宽服务领域和范围，用先进的技术手段和科学的管理方式，以最快捷、最方便、最全面的服务，最大限度地满足电力企业对档案的需求。
二、加强培训，提高档案管理人员专业素质。
第一，强化业务培训。举办了形式多样、不同层次的业务培训班，累计参训人员达60余人次，并组织具体操作和实践，提高了档案管理人员业务素质。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。
第二，坚持规范指导。公司档案部门严密组织，按照国家和行业有关要求，帮助建档单位落实机构、人员，规范业务流程和审核具体实施细则，努力使档案工作进入制度化轨道。
第三，加强信息化建设。把档案信息化建设纳入公司信息化建设的整体框架中，全面开展纸质和其他载体档案的数字化转换加工，加强电子文件的归档和接收工作，档案信息化建设、管理、保护、利用水平不断提高，从而更为有效的实施档案管理现代化工作。
三、树立档案信息化服务的理念。随着信息系统的不断深入，形成了庞大的电子文件信息资源。档案工作人员首先要树立信息服务的理念。有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。其次，在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，为用户建立专门的信息利用平台，将信息通过档案管理属性进行过滤，使用户能简约、快速地获取所需信息。另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。
四、构建工程档案工作管理的网络结构。
第一，强化网络管理责任。加强工程档案管理工作的领导，强化其责任意识和大局意识，形成以兼职档案员收集，专职档案人员整理、保管的工作流程，成立相应的组织机构，落实经办人员责任，制定完善相关制度。
第二，明确网络收集范围。制定输变电工程归档范围和责任单位细则，明确了各参建单位和部门职责范围内工程档案收集归档内容，确保工程建设文件材料齐全完整。
第三，规范网络管理程序。按照“统一领导、分级管理”和“谁形成、谁负责”的原则，建立以公司档案室、各基层单位和施工监理单位档案专责组成的三级档案管理网络，形成以公司档案部门为中心的档案管理网络保证体系。
结论与建议
在“十二五”期间进一步规范和加强档案管理工作，不断推进档案工作的集约化、精益化、规范化和科学化。结合省电力公司的发展要求，开创档案工作新局面，着重抓好六方面工作，即要建立完善档案工作考核和评估体系，进一步加强对档案业务的规范管理；加快推进数字档案室建设，提高档案管理系统的实用化水平，实现档案系统与其他业务管理信息系统的紧密联接；启用电子印章，推广应用新一代电子公文安全传输系统，推进档案与电子文件等级备份工作；加强档案基础管理工作，规范项目档案管理，做好重要档案的收集工作；拓展和深化档案编研的深度和广度，充分挖掘档案资源的利用价值；融入公司发展大局，进一步加强档案队伍建设，提高队伍整体素质。
一、充分认识档案作为公司基础工作的重要性，增强做好档案工作的紧迫感，做档案利用的忠实服务者；
二、促进档案工作管理水平，加强宣传，落实责任，树立强烈的档案意识，使公司的各项运营活动处处留痕；
三、提升档案业务人员知识能力。认清形势，更新观念，加强职业道德修养，重视专业知识的学习与更新，拓宽视野；
（1）逐级制定，并根据工作实践及时修订档案整理、移交、验收和保管的相关制度，确保制度能够覆盖农网档案管理的全过程，避免管理过程的个别环节出现制度真空，并符合相关企业实际，可操作性强。
（2）明确档案相关方责任，责任到人。譬如一份施工记录的形成责任、签字责任、收集责任、整理责任，一份设备图纸或说明书的收集责任、归档责任等，要清楚明白，只有这样，相关人员才能各负其责，避免推诿和等靠，提高档案质量和管理效率。
（3）要有常态化的考核措施。档案中出现问题了，什么性质的问题，责任人是谁，如果制度制定得当，责任划分清楚，就可以不存争议的进行考核，这种考核机制形成常态，就能增加责任心，大大提高档案管理质量。
二、注意宣贯相关业务规范，强化培训
农网工程中，相关业务规范比较多，有工程管理方面的，也有档案管理方面的。有国家的，也有行业的。。从而导致归档不全，归档文件材料铅笔、圆珠笔签字，印章模糊，数据与工程实际不符，缺项漏项、案卷不规范的问题层出不穷。通过不停的检查和整改，好不容易比较规范了，再换个施工、监理单位或有人员变动，马上又回到问题层出不穷的原点了。
长此以往，档案收集整理工作随意性大，管理水平很难有实质性的提升。对策：（1）建设部门应从思想上重视农网工程档案管理工作，注重与档案管理部门、各参建单位的沟通，积极宣贯最新档案业务规范及工程资料形成的相关业务规范，务必使项目管理人员、一线的施工、监理人员，熟悉这些规范规章。使档案的形成、整理、移交、归档工作有法可依，有标准可执行。（2）在工程立项、开工等关键节点进行强化培训，加深影响，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成环节就能紧靠标准，规范地进行收集整理工作，尽量避免竣工后再去整改不规范的档案资料。
三、注重过程管理，强化检查与指导
农网改造工程大部分都是10kV工程，项目多，工期紧，施工队伍更换频繁。项目管理部门、监理单位往往对工程施工过程的监管、督促和检查比较重视，档案方面的过程管理比较欠缺，有的工程甚至在初验时，档案都没有受到相应的重视。过程管理的欠缺，导致档案问题整改难度加大，整改成本增大，个别档案问题错过了时机可能就永远都不能弥补了。
对策：（1）在项目管理部门设立档案管理专责，可以是兼职，但必须要肩负起统筹、管理工程档案的责任。这个人即要懂工程，又要了解档案业务，最重要的是责任心要比较强，能够统筹和管理整个工程的档案业务。（2）项目管理部门、施工单位、监理单位应在工程一开始就安排档案管理人员到位，对所属工程资料进行完整的收集和规范的整理，做到档案整理工作与工程进度同步。（3）工程管理部门、监理单位应不定时地检查和督促其它参建单位项目工程档案的管理工作，以便及时发现问题，及时整改问题。只有过程管理到位了，才能夯实农网工程档案管理基础，产生高质量的农网工程档案。
四、重视立卷管理，细化组卷规范
如果把归档文件材料比喻为珍珠的话，立卷和组卷工作就是线。珍珠要成为一件漂亮的首饰还需要有质地良好的线来穿，成一串项链还是手链也要看线怎么串。。对策：
（1）对案卷材料的排列、组卷、案卷质量做出明确规定。。
关键词：档案管理；档案信息化；推进
档案信息化是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。本文从档案管理现状出发，主要就档案信息化推进问题，谈几点初步认识。
档案管理现状及档案信息化的必然趋势
（一）档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。当前，档案信息化处于档案标准化、规范化滞后状态，这些都影响了系统整体水平的提高。由于传统档案管理存在业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案信息化工作尚无统一标准，给档案工作带来了极大的不便。
（二）档案信息化建设制度和规范滞后，档案信息资源共享程度低。。
（三）档案信息化技术研究和开发缺少整体规划和统筹协调，档案管理应用软件缺乏通用性。档案部门使用各自开发的软件由于不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，造成各单位之间不能互调，不能使公司与档案局保持同步发展，这制约了档案信息化的进程。
（四）硬件设备不齐全，硬件的功能并没有得到充分发挥。软硬件基础设施是档案信息建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。但是进行数字化扫描必须购置相应的硬件设备，就目前大多数档案部门的现状来看，此类设备严重短缺，且技术配置也不高。
（五）档案工作人员的知识结构和技术能力相对欠缺，难以适应档案信息化建设的需要。开展档案信息化建设，要求档案管理人员据百较高的知识层次和一定的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏档案和信息处理复合型的人才。尽管引进了数字化设备，仍不能充分发挥作用，档案信息化建设缺乏应有的人才素质保障。
推进档案信息化建设的策略
加强对档案信息化建设工作，迫在眉睫。
1、根据国家档案局8号令及省电力公司的有关规定，为了便于各单位准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映企业的历史面貌，又便于保管和利用，应抓好《南通供电0-5大类档案分类表及保管期限规定（试行）》的贯彻实施，提高档案管理业务基础工作的规范化和标准化水平，为推进和完善档案信息化建设奠定基础。
2、按照信息集中集成的要求，实现在数字档案馆环境下以电子文件归档；实现文书、科技、照片档案电子文件和实体同时归档；开展重要历史档案的数字化处理工作；完成统一身份论证，抓紧数字档案馆的全员开放使用，有利于利用者及时查询利用档案信息；实现数字档案馆与办公自动化系统的无缝连接；实行工程档案离线客户端管理，提高档案管理现代化水平。
3、提高技术含量，增强软件适应性，完善配套硬件设施，加快推进档案信息化进程。构建档案内部局域网，并接入，是信息化建设得以进行的必要基础。由于种种原因，各单位的档案软硬件平台的不同，这给集成档案数据库造成困难。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，提高系统的综合能力，这样才能发挥整体优势。硬件设施也是档案信息化建设不可缺的基本条件，加强档案信息化硬件设备的配备。
4、加强档案工作人员信息意识的培养和信息技术应用能力的培养，不断提高档案工作人员在工作中积极运用信息资源管理理论和现代信息技术的技能，造就一支高素质的复合型档案干伍，实现档案信息资源的科学管理和有效开发利用。人才是档案信息化建设成功的关键所在，各级领导要关心档案人员，保持档案人员的相对稳定，切实解决档案队伍青黄不接的问题，为档案信息化建设提供人才保障。
三、结语
档案信息化建设的发展，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化建设的最终实现将意味着，可以通过网络在任何时间、任何地点查阅利用档案，为人们敞开了便利的大门。让我们为这些目标而努力。
参考资料
韩杰同志在全省档案工作会议上的报告《团结奋进 开拓创新 又好又快地发展档案事业》，《档案与建设》2007年第2期
依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》规定，消防安全重点单位应当建立健全消防档案。消防档案是记载重点单位基本情况和消防工作自我管理的重要文书档案，建立健全消防档案是机关、团体、企业、事业单位消防实行安全规范管理的一项基础性工作。其中消防安全管理情况部分的表、本、簿的建立又是基础中的基础，它是贯彻落实《规定》要求的各项工作的具体表现形式。认真制定符合本单位实际的消防档案内容，规范单位的消防安全管理，对及时消除隐患，保障单位的消防安全，具有十分重要的意义。
2.适应范围：适用于公司及各管理部门消防档案的管理。
3.职责
3.1消防管理员负责制定档案的相关内容，并每年一次对档案规定的内容进行收集、归档、保存，若有修改变化的应告知经公司领导或审批，及时更新。
3.2办公室负责审阅，并监督各相关部门依规程执行。同时负责对文件、表单、档案内容统一保管和立卷归档工作。
3.3各部门经理、消防管理员为档案管理负责人、案卷质量审核人；监督本部门档案管理的实施工作。
3.4管理部档案员职责
；
3.4.2维护档案的安全性、完整性、不丢失，人员若有变动应办好移交手续；
；
3.4.4做到文件材料年年清，无积存；
3.5各部、室档案管理员（兼）负责日常档案管理工作。
4.消防管理记录
4.1消防安全管理情况记录是反映单位消防工作开展情况，记录管理过程的有效凭证，认真填写各类记录表，是落实逐级和岗位责任制的重要手段，对规范单位消防安全管理有重要的意义。填表应该客观属实，并要作为消防档案内容，统一保管、备查
。
4.2.1 单位基本概况
4.2.1.2单位总平面、道路、水源示意图
4.2.1.3消防安全重点部位确定表
4.2.1.4消防管理组织机构和各级消防安全责任人
4.2.1.5主要消防设施
4.2.1.6专职（义务）消防队队员名册
4.2.1.7专职（义务）消防队消防装备配备情况
4.2.1.8与消防安全有关的重点工种人员情况
4.2.1.9消防安全协议
4.2.2 培训与考核
4.2.2.1培训记录表
4.2.2.2考评细则
4.2.2.3会议记录
4.2.2.4消防奖惩情况记录
4.2.3日常运行管理与检查
4.2.3.1火灾情况记录
4.2.3.2消防日运行值班表
4.2.3.3楼宇消防基本情况登记表
4.2.3.4消防季检登记表
4.2.3.5消防年检登记表
4.2.3.6节前消防安全常规检查表
4.2.3.7消防设施维修保养记录
4.2.3.8消防设施检测记录
4.2.3.9消防安全隐患整改通知书
4.2.3.10临时动火作业申请表
4.2.4演练与演习
4.2.4.1灭火预案登记表
4.2.4.2消防技能演练记录表
4.2.4.3消防演习记录表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1楼宇消防器材缺损情况汇总表
4.2.5.2消防器材设备台帐
4.2.5.3设备维修申请报告
5.档案袋（技术档案袋、资料袋）用于保管技术图纸、业主资料、协议档案、证照档案等。。。档案袋正面应拟写案卷标题。
5.1 立卷归档
5.1.1部门经理和消防管理员应支持档案员的资料收集工作，
5.1.2将需归档的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集归档的过程中，应注意文件材料的规范和书写字迹的牢固持久，一般应采用A4纸张，书写材料宜使用碳素或蓝黑钢笔水（黑色水笔），不宜使用圆珠笔、纯蓝或红色钢笔水、水彩笔等；重要的传真件应尽可能索要原件，索要不到应将传真件复印，用复印件存档。
5.1.4归档整理时间：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5装订：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均应使用档案线装订成册，不用金属物装订；或采用合适的卷皮、袋、筒、盒等形式将全卷文件装封为保管单位；装订必须牢固、规范。原文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）必须拆除。
5.1.6档案大部分为纸质载体档案，若为证照、声像或数码电子档案，应在 “备注”栏别注明。
5.2照片说明的编写方法和要求：
。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
地点：被摄物所在的具体地点；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的场景；
。
5.3 录像内容应加注文字说明。
5.4 严禁将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，不得拒绝向公司移交档案。
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